Tout savoir sur les notes de frais

Les notes de frais : qui cela concerne, quand faut-il en éditer, à quoi servent-elles et que doivent-elles contenir ? Le point sur un petit document indispensable pour vous faire rembourser vos frais professionnels, qu’il convient de remplir avec précision sous peine de litige.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais permet au travailleur salarié d’une entreprise de se faire rembourser les frais qu’il a avancés dans le cadre de son activité professionnelle, pour le compte de son employeur.

Le remboursement de vos frais professionnels est une obligation pour votre employeur, sauf si le contrat de travail stipule clairement le contraire. Mais qu’appelle-t-on des frais professionnels ?

Les frais professionnels, qu’est-ce que c’est ?

Il s’agit de toutes les dépenses que vous devez effectuer afin de mener à bien votre mission professionnelle. Ils peuvent être de différentes natures :

• les frais de bouche : restaurants, repas….
• les frais de mobilité : locations de voiture, transports en commun, essence…
• les frais de logement : hôtels, logements de fonction…
• les frais d’abonnement : téléphone, Internet…

Il existe également d’autres types de frais que sont les frais de représentation, les frais de documentation, les indemnités kilométriques, etc. En bref, tout l’argent que vous avancez pour pouvoir exercer dans les meilleures conditions votre activité professionnelle et remplir votre mission auprès de votre employeur peut faire l’objet d’un remboursement.

Pour vous être remboursés, vos frais doivent être justifiés, proportionnés et engagés dans l’intérêt de l’entreprise.

Des frais justifiés

Pour que vos frais puissent vous être remboursés, ils doivent être assortis de factures ou autres justificatifs. Cette précaution est nécessaire pour que votre entreprise puisse bénéficier de l’exonération de cotisations sociales.

Des frais proportionnés

Vos frais doivent être proportionnés. En cas de déplacement professionnel, ne vous rendez pas de Marseille à Paris en jet privé, cela ne passera probablement pas.

Des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise

Les notes de frais ne doivent pas devenir des avantages en nature ou des compléments de salaire déguisés. Il faut donc pouvoir prouver qu’ils sont bel et bien engagés dans l’intérêt de l’entreprise et non pour le plaisir de l’employé.

Les différents types de remboursements de frais professionnels

Il existe deux manières pour une entreprise de rembourser les frais professionnels de ses employés. L’option retenue par votre entreprise doit être mentionnée dans une clause de votre contrat de travail.

1. Le remboursement forfaitaire

Votre entreprise peut vous verser une allocation forfaitaire correspondant à vos frais de logement, de repas et de déplacement. En contrepartie, vous prenez en charge tous vos frais et n’avez pas de justificatifs à fournir. L’allocation forfaitaire se base sur un barème de l’Urssaf.

En cas de dépassement de ce barême, l’employeur ne peut rembourser de frais supplémentaires car il s’expose alors à des sanctions en cas de contrôle de l’Urssaf qui considérera ces frais supplémentaires comme des avantages en nature.

2. Le remboursement des frais réels

Le remboursement des frais réels consistent à rembourser exactement les frais engagés par l’employé ou par le chef d’entreprise. Dans ce cas, et dans ce cas seulement, la note de frais est obligatoire pour pouvoir vous faire rembourser. Elle sert à prouver qu’une dépense a bien été effectuée et que cette dépense était justifiée dans le cadre professionnel.

Que doit contenir une note de frais ?

Afin d’éviter tout problème avec votre entreprise ou avec l’Urssaf, vos notes de frais doivent contenir un maximum d’informations. Selon le type de frais engagés, les informations à fournir peuvent varier.

Les frais de restaurant

Les frais de restaurant correspondent aux frais engagés pour vous restaurer lors de déplacements professionnels ou pour inviter des clients ou prospects. Dans ce dernier cas, la note doit préciser le nom des invités, le motif de l’invitation, le prix payé et bien faire apparaître le montant de la TVA.

Les frais d’hébergement

Les frais d’hébergement correspondent aux frais engagés pour vous loger dans le cadre de vos déplacements professionnels. Ils sont recevables dans l’une des deux conditions suivantes :

• Vous travaillez à 50 km minimum de votre domicile.
• Votre domicile est à moins de 1 h 30 de trajet en transports en commun de votre lieu de travail.

Les indemnités kilométriques

Cela concerne l’utilisation de votre véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise, à l’exception des frais concernant le trajet entre votre domicile et votre lieu de travail. Les indemnités kilométriques incluent les frais de carburant, l’entretien du véhicule, sa dépréciation et l’assurance. Dans ce cas, la note de frais doit préciser le motif du déplacement, le lieu de la mission, le kilométrage effectué et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule utilisé.

Pour les voitures, en 2019, ces indemnités sont de :

• 0,451 € par km pour un véhicule de trois chevaux parcourant jusqu’à 5 000 km ;
• 0,595 € par km pour une voiture de sept chevaux au moins parcourant jusqu’à 5 000 km.

Pour les scooters, motos et autres deux-roues motorisés, il existe également des barèmes d’indemnités kilométriques édités par l’Urssaf. Concernant les frais de péage, vous devez garder vos justificatifs de paiement afin de pouvoir vous faire rembourser.

Autres frais

Tout autre frais engagé dans le cadre de votre mission professionnelle peut vous être remboursé dans la mesure où vous démontrez la nécessité de cette dépense et fournissez un justificatif d’achat ainsi qu’une note de frais détaillant leur nature.

Cela peut par exemple concerner :

• les frais de représentation ou d’habillement, dans le cas où votre activité professionnelle nécessite de porter une tenue particulière ;
• les frais de télétravail si vous travaillez à domicile (factures d’électricité, achat d’un ordinateur, de logiciels, forfait internet…) ;
• des frais plus spécifiques, par exemple si votre activité nécessite de stocker du matériel ou des documents volumineux chez vous et que votre entreprise ne vous fournit pas d’espace dédié – un jugement de la Cour de cassation de novembre 2017 indique que cela peut faire l’objet d’une indemnité particulière.

Comment les déclarer ?

Pour simplifier et harmoniser les démarches, votre entreprise peut vous fournir un process type à suivre pour remplir vos notes de frais. Il existe par exemple des templates sur Excel, ou bien des logiciels ou des applications dédiées à l’édition de notes de frais. N’hésitez pas à en faire la demande à votre employeur si cela n’existe pas dans votre entreprise.

Les délais à respecter

La plupart du temps, les notes de frais sont établies à la fin de chaque mois mais vous pouvez, dans le cas de frais plus importants, qui pourraient vous mettre en difficulté financière, demander une avance à votre employeur.

Il n’existe pas de délai de prescription légale pour l’émission de notes de frais, mais votre employeur peut en fixer un qui devra alors être communiqué de manière officielle aux salariés de l’entreprise. Même en l’absence de règles spécifiques à votre entreprise, il convient de respecter un délai raisonnable.

Gare aux abus !

Les entreprises sont vigilantes concernant la validité des notes de frais de leurs employés mais l’Urssaf veille également à ce qu’il n’y ait pas d’abus car les notes de frais ne font pas l’objet de cotisations sociales. En cas d’abus, c’est donc un manque à gagner pour l’État.

Gare aux oublis !

Si certains abus peuvent parfois avoir lieu en matière de notes de frais, il existe un autre phénomène plus surprenant et moins connu : les notes de frais oubliées.

Selon une étude menée en 2016 dans neuf pays différents à la demande de l’entreprise Unit4, éditrice de logiciels d’entreprise, 14,5 milliards d’euros de notes de frais ne seraient pas soumis par les salariés à leur employeur. Rien qu’en France, ce sont 600 millions d’euros qui ne sont pas réclamés chaque année, soit environ 212 € par salarié en moyenne.

Les raisons principales invoquées ? Des montants jugés trop faibles, des factures égarées, de simples oublis, des délais dépassés mais aussi l’impression que le process est trop fastidieux.

Soyez donc mesuré : veillez à vous faire rembourser toutes vos notes de frais mais rien que vos notes de frais !

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Photo by WTTJ