Appel inattendu d’un recruteur : les techniques pour ne plus être pris au dépourvu

Le téléphone sonne, au moment où vous l’attendiez le moins. Le numéro est non répertorié, or si vous êtes en recherche d’emploi active, vous vous doutez qu’il s’agit d’un recruteur. Ou bien ce n’est qu’un énième démarchage téléphonique que vous allez tenter d’écourter… À la troisième sonnerie, dans le doute, vous répondez. Et vous voilà embarqué dans un entretien hasardeux, non préparé, alors qu’à la base, vous étiez juste en train de chercher un kit de fajitas au rayon « saveurs du monde » de votre supermarché. Avec vos 25 CV envoyés le weekend dernier, vous avez franchement du mal à vous souvenir du contenu de l’offre mentionnée et le nom de l’entreprise ne vous évoque qu’un vague souvenir. Commence alors une conversation à l’aveugle au milieu des caddies et du bruit ambiant. Sachet de poivrons verts à la main, tout juste étiqueté, vous pataugez au bout du fil, tiraillé par l’envie de raccrocher le plus rapidement possible et celle de dégainer vos meilleures tirades pour rattraper vos hésitations du début. Dix minutes plus tard, c’est la fin du supplice, et vous n’avez aucune idée de vos chances de passer à l’étape suivante. Le process de recrutement est peut-être déjà terminé pour vous, et vous n’avez toujours pas la moindre idée de quelle entreprise il s’agissait car vous n’êtes pas sûr d’avoir bien entendu.

Premier contact : vrai entretien ?

Tous ceux qui se reconnaissent dans cette situation ont dû se demander pourquoi les recruteurs s’amusent-ils à leur provoquer de telles frayeurs. Surtout, on se demande comment ils interprètent nos réponses dans un entretien improvisé qui ne dit pas vraiment son nom. Anna Speck, CEO du cabinet de recrutement Hanto, nous garantit la bonne foi et l’empathie des recruteurs. « Nous savons que ce n’est pas un exercice facile pour les candidats. Mais c’est un entretien assez court, qui dure 10 à 15 minutes en général, et les questions sont assez générales, il n’y a pas de piège, dit-elle. Lorsqu’un candidat n’est pas dans les meilleures dispositions, cela s’entend dès les premières secondes : quand il chuchote on se doute qu’il est au travail dans un open space ; quand il y a des bruits parasites, il est probablement dans la rue, en transport ou avec ses enfants. On sait faire preuve de tolérance dans ces cas-là et leur proposer de les rappeler plus tard. » Toutefois, dans une recherche du candidat idéal parmi de nombreux profils, chaque détail compte. « On est humains, donc malgré tout, un premier contact délicat où il est difficile de se comprendre peut biaiser notre opinion et avoir un impact sur une candidature, voire se révéler éliminatoire. Et plus le nombre de candidats contactés est élevé, plus ce genre de signaux négatifs auront une influence dans le premier tri. »

Se sortir d’une position qui n’est pas à votre avantage

En cas d’appel impromptu d’un recruteur, le premier conseil d’Anna Speck est de… ne pas répondre. « Logiquement, vous ne connaissez pas le numéro qui s’affiche. Évitez d’être pris au dépourvu, laissez sonner sans décrocher. Si c’est un appel d’un recruteur, il est probable que celui-ci vous laisse un message vocal. Écoutez-le et rappelez à un moment plus opportun ou proposez-lui un autre créneau, recommande la recruteuse. Pensez bien à enregistrer le numéro avec le nom du recruteur et celui de l’entreprise. »

Si vous répondez par réflexe, ou parce que vous attendiez un autre appel, n’hésitez pas à demander à décaler l’appel en expliquant que les conditions ne sont pas idéales. « Dites simplement “Bonjour, est-ce que je peux vous recontacter plus tard ? Rappelez-moi le nom de la société ?”. Les recruteurs ont l’habitude de ce genre de situations, ils savent que lorsque vous êtes dans la rue ou dans le métro ce n’est pas idéal. En général, je demande au candidat si je peux le rappeler dans une heure ou le lendemain », explique Anna Speck. En plus d’éviter les bruits parasites et des conditions peu confortables de l’appel, décaler l’entretien permet de vous remettre en tête l’entreprise ainsi que l’offre et d’être prêt à en parler sans risquer la confusion. « Lorsqu’un candidat répond qu’il ne se souvient pas de l’offre en question en disant “vous savez, je postule à tellement d’offres en ce moment”, j’avoue que ça ne fait pas une très bonne impression », reconnaît la recruteuse. « Si vous n’avez postulé qu’à une ou deux offres d’emploi, vous devriez pouvoir gérer la situation. Mais lorsqu’on a postulé à plusieurs annonces, ça se complique, alors mieux vaut remettre l’appel à plus tard et resituer l’offre avant de décrocher », conseille Anna Speck.

Mais alors, quelles sont les bonnes conditions pour un entretien ? Pour Anna Speck, « l’essentiel est d’être dans un endroit calme, à l’abri de perturbations et bruits extérieurs, où l’on est à son aise. Ensuite, l’idéal est d’avoir un accès à ses notes et de pouvoir en prendre également pendant l’entretien, sur un petit carnet ou sur votre ordinateur/téléphone. »

Une bonne organisation est la clé

Cela dit, que vous répondiez directement ou non à l’appel, mieux vaut vous tenir prêt à l’éventualité de cet échange pour réussir votre premier contact avec l’entreprise. « Difficile d’anticiper le moment où un recruteur vous appellera. Le rythme varie en fonction du poste et de la structure », pose la CEO d’Hanto. En effet, vous pouvez recevoir un coup de fil un jour après avoir postulé, comme un mois plus tard. Mais pour garder l’esprit serein et ne pas être surpris par une question, des astuces existent : « C’est une question d’organisation. Chercher un emploi exige de la rigueur et de la méthode », affirme la recruteuse.

À qui ai-je l’honneur de parler ?

«Le principal est de garder une trace écrite des offres et d’organiser vos candidatures », suggère Anna Speck. Enregistrer l’annonce - ou la copier-coller, au cas où elle serait supprimée - est un moyen d’y accéder facilement et de pouvoir la relire avant ou pendant l’appel du recruteur. Un tableau de suivi de vos candidatures peut également vous aider à vite passer en mode “entretien”. « Insérez dans le tableau le nom de l’entreprise, les informations importantes sur le job, le nom de la personne responsable du recrutement si vous l’avez… », conseille Anna Speck. Petit tips : « Vous pouvez fonctionner par mots clés pour vous rappeler en un clin d’œil du métier de l’entreprise et des missions. Par exemple : BtoB, environnement, vente de panneaux photovoltaïques. Ajoutez également des mots clés qui vous permettront de voir rapidement ce qui vous a attiré dans cette annonce : taille de l’entreprise ? missions ? évolution ? »

Des chiffres et des lettres

Ça, c’est pour identifier rapidement à qui vous avez affaire et de quelle offre vous parlez. Mais pendant l’appel, au-delà de vos connaissances de l’offre et l’entreprise, il vous sera également demandé d’être capable de parler de vous. Et cette étape se prépare soigneusement en amont. « Toujours dans votre tableau (que vous pouvez sauvegarder dans les notes de votre téléphone), réservez une case aux compétences que vous pensez devoir mettre en avant, en lien avec les besoins du poste », suggère Anna Speck. Un mot pour chaque compétence peut suffire. L’intérêt du tableau, c’est de vous permettre de vous replonger dans votre candidature, sans devoir relire toute votre lettre de motivation. Profitez du tableau pour préciser votre fourchette de prétentions salariales, stratégiquement en fonction de chaque entreprise. « Même si la question du salaire semble loin dans le process de recrutement, votre première estimation sert de point de départ à la négociation. Et si vous vous trompez pendant l’appel car vous n’y aviez pas réfléchi avant, il vous sera difficile de rectifier le tir plus tard », rappelle notre experte en recrutement.

6 questions qui peuvent tomber lors de cet entretien téléphonique

S’il n’y a généralement ni pièges ni questions trop pointues lors de ce premier échange, il faut tout de même savoir à quoi s’attendre. Pour que cet appel impromptu du recruteur ne se transforme pas en interro surprise, notre experte Anna Speck vous offre une solide antisèche pour anticiper vos réponses face aux six questions qui sont le plus souvent posées lors de ce premier entretien :

1. Quelle est votre situation actuelle ? Le recruteur souhaite savoir si vous occupez un poste actuellement ou si vous êtes au chômage, en instance de départ, si vous avez été licencié ou si votre contrat arrive bientôt à son terme.
2. Pour quelles raisons souhaitez-vous changer de poste ? « Ici, l’important, c’est d’être clair tout en restant concis », pose Anna Speck. Soyez bref et allez droit au but. « Expliquez si c’est une raison pratique, comme la fin de votre contrat ou un licenciement économique, ou bien si c’est en raison d’un manque dans votre poste actuel : l’évolution, la reconnaissance, l’intérêt des missions, etc. »
3. Quelles sont vos attentes salariales ? Lorsqu’il s’agit du salaire, chacun a sa stratégie. Cependant, le mieux est de se renseigner auparavant sur les prix du marché et d’indiquer une fourchette correspondant à vos attentes, en laissant la porte ouverte aux négociations.
4. Quelle est la durée de votre préavis de départ ? Le recruteur attend de vous de révéler cette information prévue dans la convention collective de votre entreprise, mais également de préciser si cette durée est négociable ou non avec votre employeur.
5. Quel temps de trajet est acceptable pour vous ? Une donnée pragmatique à laquelle il est bien d’avoir réfléchi en amont, tout en prenant en compte la possibilité de télétravailler ou non (si le trajet n’est pas quotidien il peut éventuellement être plus long selon vos contraintes personnelles).
6. Avez-vous d’autres pistes en cours ? Cette question peut parfois surprendre, mais en réalité selon Anna Speck : « il n’y a pas de mauvaise réponse, cela sert uniquement à ajuster éventuellement le rythme des étapes du recrutement. »

En période de recherche d’emploi, vous avez le cœur qui s’emballe à chaque fois que le téléphone sonne ? Faites plaisir à votre cardiologue et épargnez-vous des sueurs froides : laissez sonner et adoptez les bons réflexes pour mettre un maximum de chances de votre côté dans ce premier échange avec le recruteur.

Article écrit par Alexandre Nessler, édité par Aurélie Cerffond ; Photo par Thomas Decamps.