5 idées de lieux qui changent de la salle de réunion grisâtre

Après les stand-up meetings et les walking meetings, les réunions dans les lieux insolites invitent les équipes à réfléchir différemment, collaborer différemment, travailler différemment. Effet de mode ou petite révolution ? L’avenir nous le dira. En attendant, chers managers, voici 5 témoignages qui vous pousseront peut-être à abandonner (au moins un temps) la traditionnelle salle de réu avec son vidéoprojecteur et sa moquette grise…

« Myriam, tu penseras à prendre des bottes en caoutchouc et un casque de vélo pour le comité de pilotage de mardi ? », demandez-vous à votre collaboratrice avec assurance. « Tu comprends, ça fait maintenant trois ans que notre équipe bosse ensemble. Il est temps de pimenter nos réunions avant de tomber dans la routine. » Myriam, surprise, s’empresse de vous répondre : « Tu plaisantes ? ». Et pourtant, vous êtes très sérieux. Surtout, vous n’êtes pas le seul à vouloir repenser l’expérience de la réunion. De nombreuses entreprises tournent le dos aux salles maussades et aux néons qui clignotent, au profit de nouveaux décors. À la ferme, sur un bateau, dans une salle d’escalade… Même Tintin n’était pas aussi créatif ! Alors on s’interroge : en quoi cela vaut le coup de s’éloigner du bureau pour ces échanges collectifs ? Travaille-t-on mieux, autrement ? Retours d’expérience.

Et si on se donnait rendez-vous… sur un bateau ?

• Dans vos rêves : la plage abandonnée, les coquillages et les crustacés
• Mais la réalité, c’est aussi… : le boss en maillot de bain (au mieux), le mal de mer (au pire)
• L’expérience de… Thomas : « Nous voulions organiser deux jours de travail loin du bureau, pour prendre de la hauteur sur l’année », commence Thomas, co-fondateur d’une jeune entreprise dans le secteur de la formation. Et pourquoi pas sur un voilier ? Après un déjeuner agréable sur le pont, au soleil, le bateau quitte le port pour rejoindre le mouillage du soir. Pour l’équipe, il est l’heure de se mettre au travail. Mais très vite, le vent tourne. Et pas de façon métaphorique. « On n’avait pas du tout anticipé que certains auraient le mal de mer à ce point… Je ne vous cache pas que c’est assez difficile de se concentrer quand un quart de l’équipe vomit par-dessus bord ». Vous la voyez, la fausse bonne idée ? Malgré tout, Thomas garde de bons souvenirs de ces deux jours. « Nous avons décidé de débarquer dans une crique, pour travailler directement sur la plage. Je ne dirais pas que ces deux jours étaient très productifs, mais cela nous a permis de vivre une belle expérience commune », conclut-il.
• Pourquoi c’est une bonne idée ? La science ne tarit pas d’éloges sur le travail en extérieur. Yale Stephen Kellert, professeur à l’Université de Yale, explique que la connexion avec la nature est essentielle à notre bien-être, mais nous rend aussi plus productifs et performants au travail. C’est d’ailleurs tellement important que des entreprises comme Google créent des espaces extérieurs dédiés aux réunions.

Et si on se donnait rendez-vous… dans une salle d’escalade ?

• Dans vos rêves : des hommes costauds aux muscles bandés, et un bel esprit d’équipe
• Mais la réalité, c’est aussi… : le vertige et des courbatures pendant trois jours
• L’expérience de… Mélanie : deux fois par mois, Mélanie et les membres de son équipe se retrouvent dans une salle d’escalade, à proximité de leur cabinet de conseil. « Ceux qui le souhaitent peuvent se retrouver un peu plus tôt, vers 8h, pour grimper. On parle de boulot, mais c’est assez informel », explique-t-elle. Un rendez-vous facultatif, mais très souvent suivi. Et ceux qui ont le vertige ? « Ils tiennent la corde », ajoute-t-elle en rigolant. À 9h, les bras endoloris, toute l’équipe se réunit dans l’espace de restauration. Sur la table, les croissants et les cafés côtoient les claviers et les to-do. « Cette fois, on a un vrai ordre du jour et on fait le point sur les projets, explique-t-elle. J’ai d’ailleurs remarqué que l’on est davantage dans l’entraide pendant ces réunions. » Après une heure à s’assurer mutuellement avec une corde, serait-ce la suite logique ?
• Pourquoi c’est une bonne idée ? D’après l’Université de Loughborough, au-delà des bienfaits évidents du sport sur la santé, participer à des activités physiques en équipe aiderait à nouer des liens plus forts et à mieux collaborer. Est-ce que le barathon est considéré comme un sport ? À vous de trancher.

Et si on se donnait rendez-vous… autour d’une table de ping pong ?

• Dans vos rêves : non applicable (personne n’a jamais rêvé d’une réunion sur une table de ping pong)
• Mais la réalité, c’est aussi… : cf. point précédent
• L’expérience de… Manon : à court de salle de réunion, Manon, chargée de projets dans l’immobilier, improvise et propose de s’installer dans la salle de pause, autour de la table de ping pong. « Ne nous mentons pas, c’est très inconfortable, mais bizarrement, on est aussi plus concentrés », observe-t-elle. Son analyse ? Ces tables étant plus hautes que des tables classiques, il est très inconfortable d’utiliser son ordinateur, et donc de se laisser perturber et perdre le fil de la réunion. Depuis, cette salle est exploitée pour quelques réunions d’équipe régulières, mais pas uniquement : « On y amène aussi nos prospects. Cela crée un petit effet de surprise et détend l’atmosphère assez rapidement. C’est toujours un succès ! », constate-t-elle. Aviez-vous déjà imaginé conclure un contrat sur un coup droit ?
• Pourquoi c’est une bonne idée ? Se retrouver dans un environnement différent encourage la concentration car les nouveaux stimuli visuels et sonores mettent le cerveau en alerte et aiguisent les sens. Mais on vous arrête tout de suite, il sera difficile de faire passer une plage aux Bahamas, aussi inédit soit ce décor, pour un « environnement propice au deep work ».

Et si on se donnait rendez-vous… dans la maison de famille du big boss ?

• Dans vos rêves : une grande longère à la campagne, du calme et des oiseaux qui chantent
• Mais la réalité, c’est aussi… : toute l’équipe en pyjama, à manger des tartines de confiture de coing trop acides au réveil
• L’expérience de… Simon : Simon travaille dans une petite structure, à l’esprit très familial. À tel point que son boss propose un jour d’organiser un séminaire dans la maison de vacances de ses parents. « Nous avons travaillé pendant deux jours, puis les conjoints et les enfants étaient invités à nous rejoindre pour le week-end », explique-t-il. Exit les traiteurs et les chambres d’hôtel impersonnelles. Au programme : barbecue dans le jardin et photos de famille sur la cheminée. « Le soir, tout le monde cuisine, met la table, débarrasse », se souvient-il. Ici, la frontière entre vie personnelle et vie professionnelle fond comme neige au soleil. « Ceux que le mélange des genres dérange se seraient sentis mal à l’aise. C’est surprenant de plonger dans la vie intime de son boss comme ça. Mais j’imagine que ce type de profil ne travaille pas dans une boîte comme la mienne », analyse-t-il.
• Pourquoi c’est une bonne idée ? Encourager les moments d’intimité et de partage serait bon pour le travail d’équipe. D’après l’enquête Workplace Friendship & Happiness Survey de Wildgoose, 57 % des travailleurs déclarent qu’avoir un meilleur ami au boulot rend le quotidien plus agréable, 22 % se sentent plus productifs et 21 % plus créatifs. Alors, prêt à réquisitionner le chalet de votre belle-mère pour un séminaire au coin du feu ?

Et si on se donnait rendez-vous… dans un tiers-lieu ?

• Dans vos rêves : hum, vous n’avez jamais rêvé d’un tiers-lieu, puisque vous n’avez jamais réellement compris ce que c’était
• Mais la réalité, c’est donc… : un joyeux mélange de personnes en costume-cravate, en sarouel et en jean-baskets
• L’expérience de… François :les tiers-lieux sont des espaces, souvent atypiques, dont l’aménagement encourage la collaboration, la créativité et les rencontres entre des entreprises, des associations, des écoles… Certains proposent aux sociétés privées de privatiser des salles de réunion, pour mêler travail et découverte, sur une journée. C’est l’expérience qu’a vécue François, à deux reprises, avec son entreprise. Sa première impression est pourtant déceptive : « Nous avons loué un espace et travaillé comme nous l’aurions fait chez nous. Mais pour moi, il ne suffit pas de travailler dans un endroit différent pour travailler différemment ». Cependant, son manager perçoit le potentiel du lieu et propose d’y retourner quelques mois plus tard, en préparant le déroulé de la journée en amont. « Là, c’était intéressant. Nous avons rencontré des associations qui nous ont offert un autre point de vue sur notre propre métier », ajoute François. Car l’intérêt de ces tiers-lieux est bien là : ouvrir son esprit à d’autres façons de concevoir le monde, de vivre, de travailler.
• Pourquoi c’est une bonne idée ? Par essence, les tiers-lieux favorisent les rencontres formelles et informelles, et la sérendipité. Les valeurs de convivialité et d’ouverture, le brassage de travailleurs aux compétences variées, en font des lieux parfaits pour remettre en cause l’existant. Bref, les lieux créatifs encouragent la créativité. CQFD.

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Article édité par Ariane Picoche, photo par Thomas Decamps