6 conseils pour bien préparer l'entretien téléphonique

Lors d’un processus de recrutement, une fois votre CV sélectionné, certains recruteurs sollicitent un entretien téléphonique afin de procéder à une seconde sélection parmi les candidats avant de vous rencontrer en personne. Cette étape est donc le moment ou jamais de faire bonne impression auprès de l’entreprise ! Laurène Granjon, experte en recrutement et fondatrice du cabinet de conseil et recrutement Essenciel, nous donne quelques conseils pour faire mouche.

1. Ne pas décrocher le téléphone si l’entretien n’est pas prévu

Alors que vous êtes en recherche de poste et que vous attendez nerveusement un retour sur les nombreuses candidatures que vous avez envoyées, un numéro que vous ne connaissez pas vous appelle… C’est peut-être un recruteur qui souhaite réaliser un entretien téléphonique ! Oui, mais ne vous précipitez pas : « Attendez d’écouter le message vocal et rappelez plus tard, surtout selon où vous vous trouvez. Si vous êtes dans le métro à un endroit où cela ne capte pas et que vous êtes coincé comme une sardine entre les gens, c’est une erreur de répondre. C’est malheureusement la meilleure manière de créer un biais chez le recruteur. Il est important de décrocher lorsque l’on est dans un endroit calme et isolé. Vous envoyez ainsi un bon 1er message de professionnalisme à votre interlocuteur », soutient Laurène Granjon.

En décrochant, vous perdez déjà de précieuses minutes à vous remémorer le contenu de l’offre, l’activité de l’entreprise, ses spécificités : votre entretien téléphonique démarrera mal. Le mieux ? Attendre que la personne vous laisse un message vocal, pour savoir qui elle est, de quelle entreprise il s’agit et surtout de quel poste allez-vous discuter. Aussi, veillez à ce que votre annonce de messagerie vocale soit sobre et professionnelle !

Vous avez déjà décroché ? Ce n’est pas la fin du monde : « Faire un entretien téléphonique à chaud est plutôt rare. Le 1er appel d’un recruteur peut être simplement destiné à programmer un temps d’échange - et cela ne nécessite pas d’avoir en mémoire toutes les informations sur l’offre - ou pour préqualifier la personne sur des éléments importants de l’offre (disponibilité, prétentions salariales, expériences professionnelles…) », rassure Laurène Granjon. Si besoin, dites que vous êtes occupé et demandez à quel moment vous pouvez rappeler le recruteur, en notant bien ses coordonnées.

Ensuite, prenez le temps de rassembler les informations et de vous mettre en condition afin de faire bonne impression :

• Ayez vos notes à portée de main.
• Installez-vous dans un lieu calme.
• Assurez-vous d’avoir une connexion au réseau optimale,
• Détendez-vous concentrez-vous avant de rappeler votre interlocuteur.

Aussi, si vous avez déjà convenu d’un rendez-vous téléphonique avec le recruteur, laissez-lui la priorité de vous appeler à l’heure dite. Cependant, s’il se fait attendre et que l’heure du rendez-vous est passée de 10-15 minutes, vous pouvez prendre l’initiative d’appeler vous-même. Cela montrera votre motivation.

2. Cibler ses compétences

Si un recruteur vous appelle, c’est que votre CV lui a déjà tapé dans l’œil. Toutefois, vous êtes peut-être nombreux à convoiter le poste. Dans ce cas, votre interlocuteur a besoin de comprendre ce qui vous motive, pour lui confirmer que vous êtes vraiment la bonne personne. Il a votre CV sous les yeux, inutile donc de lui refaire un état des lieux de votre parcours et de vos expériences lors de cet entretien téléphonique. Vous devez au contraire mettre en avant les éléments-clés de votre parcours qui feront la différence parce qu’ils font écho aux particularités de l’entreprise et du poste. Selon Laurène Granjon, « une bonne capacité à verbaliser de manière structurée et ordonnée son parcours » est valorisée par les recruteurs. Chaque détail compte : la pratique d’un sport à haut niveau, votre investissement dans une association, votre personnalité… Cela en dit autant (voire plus) de vous qu’un diplôme ou une expérience professionnelle : « Exposez votre parcours professionnel dans l’ordre chronologique en suivant un fil conducteur. Veillez à donner le plus de détails possible sur les postes que vous avez occupés. L’objectif étant de se présenter et de décrire son projet sur le long terme. Votre interlocuteur essaie simplement de mieux vous connaître et de savoir si vos compétences peuvent se transposer à son besoin. », ajoute Laurène Granjon.
De plus, à la différence de l’entretien d’embauche physique, au téléphone, le recruteur est concentré à 100% sur votre voix. Il retiendra donc bien mieux les détails de votre discours ! En raccrochant, il doit se dire : « Je dois vraiment la/le rencontrer ».

3. Profiter de l’entretien téléphonique pour se munir de documents

L’avantage de l’entretien téléphonique, c’est que personne ne voit ce que vous faîtes. L’idée est donc de bien préparer son entretien, puis d’avoir sous les yeux tous les documents nécessaires. Les indispensables sont votre CV, une liste de vos compétences clés, votre lettre de motivation éventuelle ainsi que le descriptif de poste, pour garder en tête les exigences attendues. N’hésitez donc pas à vous préparer à fond, mais « attention à ne pas réciter votre texte », prévient néanmoins Laurène Granjon. Il est donc important d’avoir fait des recherches préalables sur l’entreprise et surtout sur ce qui vous attire chez elle. Gardez ces notes sous les yeux lors de votre entretien téléphonique. Mais n’oubliez pas que cet appel n’est pas une présentation unilatérale : « L’entretien est un échange et non un interrogatoire. Et c’est également notre rôle de recruteur de mettre le candidat dans de bonnes conditions propices à créer cet échange », rappelle Laurène Granjon.

4. Écouter et rebondir

Quand on est stressé ou nerveux, on a tendance à se concentrer sur son propre discours et à parler très vite. On tente par tous les moyens d’éviter les blancs et on en oublie l’essentiel : l’entretien doit être un échange ! Même si la tentation est forte de répondre du tac au tac, écoutez calmement le recruteur posez des question, soyez réfléchi et concentré. Cela vous évitera aussi de faire une erreur qui peut être rédhibitoire comme couper la parole.
Les pauses ne sont pas graves, au contraire. Elles permettent même de structurer l’entretien téléphonique. En écoutant les silences, vous arriverez peut-être à déceler l’intérêt de votre interlocuteur pour un aspect de votre parcours, ou au contraire son ennui, et vous pourrez ainsi moduler votre discours.
Écouter, c’est aussi être pro-actif, s’intéresser et rebondir ! Surtout profitez de l’entretien pour poser des questions, alors préparez-les ! Car n’oubliez pas, vous êtes aussi celui que l’on doit convaincre. Demandez-donc bien toutes les informations qui vous sont nécessaires pour prendre une décision réfléchie.

5. Adopter un ton convaincant

Lors d’un entretien téléphonique, votre meilleur atout, c’est votre voix et votre ton. Rien de pire pour le recruteur que d’avoir à l’autre bout du fil une personne molle, avec un ton monotone : : « Durant l’entretien téléphonique, la voix est le seul relais. Tout va donc être analysé pour que le recruteur puisse se projeter. Que ce soit aussi bien sur la forme - qui véhicule les émotions et la personnalité (le ton, le rythme, la stabilité de la voix…) - ou sur le fond, qui véhicule plus la personnalité et les idées (le vocabulaire, la structuration de pensée ,etc.) », analyse Laurène Granjon.
Petite astuce : saviez-vous que les gestes influent sur les expressions faciales et peuvent même changer votre voix ? Pour assurer son entretien, il est important de se comporter au téléphone comme si vous étiez face-à-face. Si vous êtes assis, restez droit sur votre chaise, car si vous êtes avachi dans votre canapé, cela s’entendra ! Utiliser des écouteurs peut vous faciliter la tâche : vous aurez ainsi les mains libres pour prendre des notes ou pour laisser libre cours à votre langage corporel.
Soyez dynamique tout en restant calme, faites des pauses pour donner du rythme au discours et variez le volume de votre voix lors de votre entretien téléphonique. Essayez de bien articuler, d’être clair dans vos propos, d’avoir une voix fluide et intelligible, d’adopter un ton professionnel.
Enfin, on vous l’a sûrement déjà dit mais le sourire s’entend au téléphone. Alors souriez ! « Il faut amener le sourire dans la voix car lors d’un entretien téléphonique ce dernier ne se voit pas. C’est donc votre intonation qui va devoir “le reproduire”. Alors que si vous étiez en présentiel, votre interlocuteur aurait vu sur votre visage votre sourire et aurait compris. », explique Laurène Granjon. Cela donnera plus d’impact à ce que vous dites pendant l’entretien téléphonique et vous aidera à mettre toutes les chances de votre côté !

6. Soigner le mot de la fin

À la fin de l’entretien téléphonique, n’oubliez jamais de remercier le recruteur et de vous renseigner sur la suite du process. Si vous le pouvez, tentez de conclure sur une note positive. Cela éveillera la curiosité du recruteur ! Par exemple, réservez pour la fin une information marquante… Vous connaissez une personne avec qui le recruteur travaille ? Vous avez assisté à une conférence à laquelle était présente l’entreprise ? Vos derniers mots sont ceux qui resteront dans la tête de votre interlocuteur une fois le téléphone raccroché, alors ne vous relâchez pas.
Enfin, n’oubliez pas d’envoyer également un mail de remerciements à la suite de cette conversation : « Le mail de remerciement est très attendu par les entreprises et peu expliqué aux candidats. C’est toujours mieux, et je le recommande fortement. Il permet de remercier la personne pour son temps, de montrer ce que le candidat a compris et les points évoqués et de réitérer la motivation. Bonus, il permet aussi d’évaluer la personne sur sa capacité écrite et son esprit de synthèse », insiste Laurène Granjon. L’occasion d’exprimer à nouveau votre motivation et de réiterer votre volonté de rencontrer le recruteur en personne. La boucle est bouclée !

Photo par Thomas Decamps