Si certain·es collaborat·eurs·rices ont trouvé leur routine rapidement après le basculement en télétravail forcé lors de la pandémie, d’autres se sont retrouvés dans des situations complexes, autant sur le plan psychologique que professionnel : enfants à gérer, difficulté à se détacher du contexte anxiogène. Pour les entreprises, garder des équipes mobilisées pour maintenir une activité a été primordial. Veiller à leur santé psychologique, ainsi qu’à leur capacité à travailler dans de bonnes conditions est devenu essentiel.

Comment gérer le passage en full remote de ses équipes ? Que mettre en place pour s’assurer du bien-être des collaborateurs ? Comment choisir ses outils indispensables ? Quelles position et communication adopter face à ses salariés ?

Nous avons répondu à ces questions lors d’un webinar ce mardi 31 mars, en croisant les retours d’expériences de deux expertes :

• Céline Méchain, VP People Ops chez Platform.sh, une startup de l’informatique, habituée au télétravail puisque tous les collaborateurs sont en full remote depuis sa création en 2015.

• Marie Rebeyrolle, anthropologue et fondatrice de Carré Pluriel, un cabinet spécialisé en anthropologie appliquée à l’accompagnement du changement en entreprise.

Le podcast de notre événément Shaker, by Welcome to the Jungle

S’adapter et s’organiser

Pour instaurer un nouveau cadre de travail, l’organisation est indispensable. Au-delà d’outils efficaces, indispensables pour travailler à distance sereinement, de nouvelles habitudes sont très importantes à prendre pour aborder cette période.

Céline Méchain explique « Lorsque vous travaillez depuis chez vous, avoir un endroit dédié, des horaires réguliers, vous permet de sortir plus facilement du cadre professionnel. » Il est donc essentiel de rassembler les informations basiques de chacun, comme les horaires, le contexte familial, pour adapter la charge de travail de chaque collaborateur·rice. Il faut bien garder en tête que chacun a un cadre différent. « On a tendance à croire que le télétravail pourrait accroître la performance de certains, or ce n’est pas toujours le cas. Le contexte anxiogène, la famille ou les autres contraintes personnelles peuvent rendre le travail plus compliqué pour certaines personnes. » renchérit Marie Rebeyrolle.

Pour faire en sorte que le télétravail se rapproche au plus du cadre de travail normal, il est important de maintenir les temps d’échange habituels. La mise en place d’outils de réunion, de discussions instantanées, de gestion de projet est essentielle pour permettre et optimiser le travail à distance - quelques exemples : Zoom, Slack, Trello… Innovez en allant chercher des outils normalement utilisés par d’autres personnes. L’important est de s’adapter aux besoins des collaborateurs·rices : « il existe des outils comme Mumble, souvent utilisé par les joueurs, une sorte d’appel téléphonique constamment ouvert » ajoute Céline Méchain

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Communiquer en transparence

Dans un contexte de télétravail, la communication écrite devient principale, il est donc essentiel de savoir s’exprimer de la bonne manière, autant dans le fond que la forme. Soigner sa communication est clé pour instaurer un climat de confiance.

« Il faut être transparent à propos de données importantes comme la situation économique et financière de l’entreprise. »

Marie Rebeyrolle

Au niveau des informations à faire circuler, la transparence sera votre meilleure alliée. Donnez des informations concernant l’entreprise, son état économique et la santé des collaborateurs. Il n’est pas forcément nécessaire de rentrer dans les détails, l’important est que chaque collaborateur se sente concerné. Comme le rappelle Marie Rebeyrolle, « il faut éviter l’hypocrisie en surconsidérant ses équipes, si après vous relâchez la communication ».

«Selon l’information à faire circuler, il existe différents niveaux de communication. » explique Céline Méchain. La documentation écrite, par exemple, est à privilégier si l’on veut diffuser une information évoluant dans le temps. La messagerie instantanée, quant à elle, est pertinente pour les discussions moins formelles. Quant aux outils de communication asynchrones, comme les mails, ils seront très utiles lorsqu’une information essentielle est à faire circuler, ou que des collaborateurs sont sur différents fuseaux horaires. Veillez toutefois à ne pas surcharger ces différents canaux, au risque de faire passer vos collaborateurs à côté DU message important. Attention aussi à la réunionite, qui aurait tendance à vite pointer le bout de son nez quand son collègue n’est pas à portée de parole !

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Encouragez également vos équipes à s’approprier ces outils pour garder un lien informel entre eux est important. Comme l’explique Céline Méchain « C’est très important de leur laisser cet espace d’échange informel, et de les accompagner. » Si l’intention peine à venir de la part de vos équipes, accompagnez-les, faites-vous aider par votre CSE qui a également son rôle à jouer durant cette période de transition. Garder ce lien informel permettra de ne pas perdre la relation entre collègues et la dynamique de l’entreprise. Le travail à distance peut aussi faire naître de nouveaux liens en faisant ressortir des passions communes - des sportifs en herbes sommeillent sûrement dans vos équipes.

Trouver le juste équilibre managérial

En présentiel, trouver l’équilibre en tant que manager est déjà un défi. Dans le cadre du télétravail, la balance reste toujours à équilibrer. L’important est de montrer sa présence et sa disponibilité - sans que cela grapille sur votre espace personnel - tout en étant pédagogue.

« Dans tous les cas, les résultats montreront ou non si le travail a été dûment effectué. »

Marie Rebeyrolle

Le danger est de vouloir tomber dans un contrôle permanent de ses équipes, pour vérifier que le travail est effectué. Lâchez la bride, et soyez compréhensifs, vous y gagnerez en confiance de la part de vos collaborateurs. « On sait que le télétravail jouera sur la performance de vos collaborateurs. » assure Marie Rebeyrolle, contrôler risque de mettre en péril le rapport de confiance et la capacité à travailler de chacun. Elle rappelle aussi que « dans tous les cas, les résultats montreront ou non si le travail a été dûment effectué. »

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Assurez-vous que la taille des équipes à manager est raisonnable, adaptée aux capacité des managers. Chez Platform.sh, Céline Méchain explique « nous privilégions les petites équipes, plus simple à manager», cela permet d’avoir un rapport plus privilégié, propice à l’échange et à un accompagnement de proximité. De cette manière, vous pourrez également récolter des informations plus précises concernant la santé psychologique, et le bien-être professionnel des collaborateurs / collaboratrices tout au long de cette période.

Marie Rebeyrolle rappelle une donnée importante : « La relation qui existait entre un manager et ses collaborateurs reste la même. » Rien ne sert de changer de rapport si votre collaborateur décide de travailler à distance, restez vous-même tout en vous adaptant au contexte. Instaurez des points de contact réguliers - voire plus régulièrement qu’à la normale si vous sentez le besoin chez certains collaborateurs - pour vous assurer de la réalisation du travail à effectuer ainsi que du bien-être de vos équipes.

Accompagner ses équipes

L’une des clés est de ne pas faire cavalier seul. Comme l’explique Marie Rebeyrolle « Éloignez l’individualisme », mobilisez vos équipes en injectant une dynamique de groupe. L’essentiel est d’avoir une vision commune des objectifs à atteindre, de rassembler les énergies et surtout d’impliquer chaque collaborateur. Chose déjà mise en place depuis longtemps chez Platform.sh, entreprise en full remote depuis sa création rappelons-le, puisque « tous les objectifs sont communs plutôt qu’individuels » comme l’explique Céline Méchain.

« Mieux vaut privilégier les objectifs communs aux objectifs individuels. »

Céline Méchain

Quand aux feedbacks, on aurait tendance à se tourner naturellement vers la mise en place de questionnaires anonymes. Or, ces derniers mettent en avant un sentiment global et sont difficiles à analyser. En étant organisé sous l’aspect managérial, en ayant instauré une relation de confiance, les informations concernant la santé psychologique de chaque collaborateur remonteront naturellement.

Sondez vos équipes, à propos de l’efficacité des outils, de l’utilité de chaque réunion, ou même de leurs potentiels désirs de travailler à distance : des bénéfices seront sans aucun doute à tirer. L’expérimentation du travail à distance peut aussi être source de révélation et d’inventivité pour certains, potentiellement profitable pour l’entreprise.

La réussite de la mise en place du travail à distance résulte dans quelques clés essentielles pour que chacun puisse trouver sa place et son utilité, tout en ayant un cadre correspondant à ses contraintes. La santé psychologique des collaborateurs affecte à bien des égards l’entreprise, c’est un critère essentiel à ne pas négliger.