Shaker : comment les entreprises réinventent leurs espaces de travail ?

Open-space, flex-office, coworking… Depuis plusieurs années, les concepts fleurissent pour imaginer de nouveaux bureaux et manières de travailler dans ces espaces. En parallèle, les frontières même du monde pro tendent à disparaître, et nombreux sont les salariés qui travaillent parfois de chez eux ou à la terrasse d’un café.

A quoi ressembleront les bureaux de demain ? Comment les entreprises peuvent-elles s’y adapter ?

Nous avons posé ces questions à deux professionnelles lors de notre événement Shaker du 23 janvier 2018 :

• Audrey Barbier Litvak, General Manager chez WeWork France, une communauté mondiale qui propose des espaces de travail ainsi qu’une plateforme physique & virtuelle pour les entreprises,

• Laëtitia Vitaud, Auteure et Conférencière sur le futur du travail.

Avoir un travail, c’est bien. Avoir un espace de travail qui nous correspond, c’est mieux. Véritable critère de sélection côté candidat, l’emplacement géographique des bureaux est un premier défi pour les entreprises. « Un des sujets principaux aujourd’hui est de parvenir à s’installer dans lescentres des villes les plus attractives : San Francisco, Londres, Paris… C’est absolument là que les travailleurs, particulièrement les classes créatives, veulent être » explique Laëtitia Vitaud. « Le problème, c’est que les emplacements sont de plus en plus rares et les loyers de plus en plus coûteux…» Un constat abondé par Audrey Barbier Litvak. « On me demande souvent quand est-ce que nous ouvrirons des lieux à Lille, à La Défense etc. Et la vérité, c’est que je ne sais pas ! Car en fait, les entreprises et les travailleurs veulent être dans l’hyper-centre parisien. Nous avons d’abord vingt projets de buildings à Paris à mener avant même d’imaginer partir en petite couronne. » Même Lyon, première ville de province où WeWork compte être présent, ne devrait pas être ouvert avant… 2020.

Proposer des espaces différenciés

Mais pour être attractif, le lieu géographique ne suffit plus. Son aménagement intérieur compte, à la fois pour attirer et… rendre productif ses salariés. « Il n’y a cependant pas de vérité toute faite. » précise Laëtitia Vitaud. Comprendre : pas de catalogue de déco ou de tuto d’ergonomie à suivre à la lettre. A chacun de questionner les besoins de ses propres salariés. « La seule chose que les différentes études ont montré jusqu’ici, c’est que lorsque l’on s’intéresse à nous, nous sommes plus productifs. » Fort du même constat, WeWork a travaillé ses espaces dans ce sens : « Nous nous sommes rendus compte que plus les gens s’observaient entre eux, plus ils interagissaient et plus la productivité augmentait. » Principal élément de l’ergonomie WeWork : des espaces hyper-ouverts, totalement vitrés et lumineux.

« La seule chose que les différentes études ont montré jusqu’ici, c’est que lorsque l’on s’intéresse à nous, nous sommes plus productifs. » - Audrey Barbier Litvak, General Manager de WeWork France

Mais derrière la multiplication des open-space et des parois vitrés, c’est bien la question de la concentration qui se pose. « Il est important de différencier deux types de travail : ce que l’on appelle le Deepwork, toutes ces tâches qui demandent une concentration forte pour créer quelque chose ; et ce qu’on appelle le Shallow work, qui correspond au travail de réseaux, de management et de sérendipité. Selon les besoins de chaque métier, il faut assurer la présence d’espaces différenciés. » résume Laëtitia Vitaud. Salle entière au calme, petits cocons dans un coin de l’open-space ou cabine insonorisée pour une seule personne, plusieurs solutions existent pour aménager des coins de repos et de concentration pour les travailleurs.

Seul concept qui vaille : que le salarié ait le choix

Alors, si chacun a besoin d’espaces particuliers selon son travail du moment, le Flex office, cette tendance qui prône l’absence de bureau personnel, est-elle la panacée attendue par tous ? Pas pour la conférencière Laëtitia Vitaud, pour qui ce choix, s’il est imposé, peut être très mal vécu. « *Certains vivent l’absence de bureau personnel comme une véritable perte. On ne sait plus où ranger ses affaires, on ne peut plus personnaliser un espace pour s’y sentir bien… Passer du 0% de Flex office à 100% n’est souvent pas une bonne idée. » Surtout, maintient la chercheuse, il faudrait laisser ce type d’organisation à certains métiers. « Ceux qui sont très sédentaires et font essentiellement du Deep work, comme les Tech par exemple, ont besoin de conditions de travail plus stables. Les métiers de management, de liens et de créativité, sont plus adaptés aux déplacements permanents.* » Encore une fois, les deux invitées ont insisté : le concept le plus important reste le choix que l’on offre au salarié.

« Pour travailler, nous avons besoin de nous sentir bien, de nous sentir vivre dans ses bureaux, d’avoir une forme de pouvoir sur notre espace. » Laëtitia Vitaud, auteure et conférencière sur le futur du travail

Dans la veine de ces grands espaces d’entreprises ultra-flexibles et au design léché, Laëtitia Vitaud rappelle que le beau ne rime que rarement avec le bien. « Sur le papier glaçé, le beau attire les candidats, c’est indéniable… mais cela ne permet pas de les garder ! Car finalement, le beau rentre souvent en opposition avec le confort. Pour travailler, nous avons besoin de nous sentir bien, de nous sentir vivre dans ses bureaux, d’avoir une forme de pouvoir sur notre espace. » Elle ajoute « L’exemple même ce sont les bureaux desgéants de la Silicon Valley: leurs entrées sont magnifiques, mais dans les étages ce sont des lieux de vie qui sont loin d’être esthétiques et ordonnés ! »

Sur l’équilibre beauté/confort, Audrey Barbier-Litvak apporte une nuance de taille : « Chez WeWork, sur les 2 300 tickets de commentaires que nous recevons chaque jour de nos travailleurs, 200 concernent…la température ! Il fait trop chaud, trop froid, mais on se plaint rarement du fait qu’une chaise soit trop haute ou inconfortable ! »

Home office et coworking, où comment travailler hors des bureaux

Alternative franche aux écueils des bureaux, le home office est aujourd’hui une tendance adoptée par la quasi-unanimité des entreprises, même si les plus grosses peinent davantage à modifier leur culture dans ce sens. Loué par les deux intervenantes, le télétravail - entre un et deux jours par semaine - améliore les conditions de vie du salarié tout enboostant sa productivité. Pour Laëtitia Vitaud, letélétravail à 100% reste cependant compliqué : manque de relation sociale avec ses collègues, mauvaise communication voire risque de burn-out car le télétravailleur peut se sentir obligé de travailler deux fois plus pour justifier de ne pas être visible aux yeux de ses managers. « Dans tous les cas, la relation physique entre collègue est fondamentale, il faut organiser des événements pour que les équipes se retrouvent régulièrement. »

Ni au boulot, ni chez soi, le coworking, qui propose de payer un bureau partagé, n’est plus réservé aux indépendants et start-upeurs sans le sous. Il est désormais une vraie alternative de flexibilité pour les entreprises. « La plus grosse progression de fréquentation dans nos espaces WeWork en 2017 concerne les grands groupes. » assure ainsi Audrey Barbier-Litvak. Leurs besoins sont bien spécifiques : permettre aux salariés de former une communauté en-dehors des murs un peu strictes des bureaux et les pousser à la créativité. « C’est un besoin différent de celui des start-up, qui choisissent davantage les espaces de coworking parce qu’ils ne savent pas encore évaluer leurs vrais besoins en terme de bureaux. » Lieux d’échanges et de créativité, les espaces de coworking sont également des lieux de business : « chez WeWork, 50% de nos résidents ont déjà fait du business ensemble. »

Toujours dans la notion de tiers lieux où travailler, de jeunes acteurs comme Office riders proposent, eux, de travailler dans les maisons, lofts et sublimes appartements de nombreux particuliers.

Réapprendre à travailler

Open-spaces bordés de lieux plus intimistes, flex-office et home-office pour qui veut, tiers lieux et, surtout, espaces virtuels (Slack, Google document à plusieurs, Skype…), « il n’y a pas UN bureau du futur mais DES bureaux du futur » insiste Laëtitia Vitaud. « On ne doit plus être dans le “et/ou” mais dans le “et/et/et”. »

Dans cette déstructuration annoncée, aux entreprises de comprendre les besoins de chaque salarié et de prendre en marche le train de la souplesse, véritable atout pour la marque employeur du futur. A elles également de revoir leur culture à l’aune de ces changements, à réapprendre à manager et à travailler dans la flexibilité.