Comment organiser le « pairing » en entreprise ?

Et si vous proposiez à votre nouvelle recrue un « buddy »? Un pote en argot américain, pour l’accompagner dans ses premières journées.

C’est le principe du « pairing » : associer un employé expérimenté avec un jeune premier.

L’idée ? Accélérer l’onboarding. Dès les premiers jours, le nouvel arrivant est invité à plonger dans le grand bain du groupe, il est directement introduit aux subtilités de l’organisation et différentes équipes. Un moyen évident de le rendre opérationnel rapidement, de créer des liens, mais aussi de donner une bonne première impression de la société.

Exit la mélodie du « personne ne savait que je commençais aujourd’hui » et place à un accueil digne de son nom. Attention toutefois, derrière le mot « pairing » et accolyte « buddy », - jargons anglais aux accents légers -, se cachent des sujets sérieux, et surtout des concepts à manier avec dextérité. Comment mener à bien ce parrainage dans votre entreprise ? On fait le point.

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Un « buddy » expérimenté

Le premier critère à remplir pour que l’association fonctionne : repérer un parrain chevronné. Le candidat idéal est habile, il a l’usage des lieux, de l’organisation, de ses subtilités, et la connaissance des principaux interlocuteurs. Du groupe, il connaît les codes officiels, et les règles officieuses. Il détient les clés, mais surtout il est capable de les donner rapidement au nouveau venu, dès les premières semaines suivant son arrivée. 

Un « buddy » d’un autre service

Idéalement, les « buddies » se situent à la même étape de leur carrière professionnelle. L’idée est de mettre à l’aise le nouvel arrivant, lui proposant d’être conseillé par une personne qu’il peut légitimement considérer comme un pair. « C’est un jeune de notre âge », expliquait à l’Express un employé de la société Diamond Cluster à propos de ce système. Mais « un peu plus ancien dans la maison, à qui on peut poser toutes les questions qui nous passent par la tête ». 
La clé pour permettre cette décontraction : proposer un interlocuteur venant d’un autre service. Cela permet d’éviter l’autocensure, et dans le même temps, de faire se rencontrer les équipes. Votre nouvelle recrue fera naturellement le tour de son service, mais elle n’aura que trop peu d’occasions de rencontrer les équipes d’une autre branche. Le « pairing » inter départemental est un levier pour créer des attaches professionnelles, et éventuellement, créer des relations sur le long terme. Les deux salariés évoluant ensemble, ils pourront, dans le meilleur des cas, pérenniser ce duo au cours de leur carrière professionnelle et créer de nouvelles synergies entre les services et dans le groupe. 

Un accueil chaleureux et un rendez-vous à l’extérieur

Le premier jour est essentiel. La personne sélectionnée doit sortir de son rôle d’employé et enfiler sa casquette de « buddy » pour introduire le nouveau venu. De fait, il est important qu’il ait « une vision positive de l’entreprise et la volonté d’être le représentant d’un système », notait Cooper, J. & Wight, à propos de ce système dans un article du Project Management Institute, une association professionnelle américaine tournée vers la gestion de projet. Il est recommandé de proposer un café en dehors de l’établissement, pour introduire aussi le quartier à la nouvelle recrue et faire naître le sentiment d’appartenance. Ensuite et pendant toute la phase de commencement, il est capital d’être proactif et de vérifier de temps en temps, que le nouvel arrivé est bel et bien installé.

Un parrain forcé

Mieux vaut s’assurer que la personne choisie accepte le système de « pairing ». Dans un monde idéal, tous les employés sont extrêmement engagés et ravis de prendre sous leurs ailes de nouveaux arrivants. En réalité, certains pensent - à tort ou raison - qu’ils n’ont pas le temps, d’autres n’ont simplement pas la volonté de le faire. Créer artificiellement cette relation peut donner une mauvaise première impression du groupe et laisser croire que l’ambiance est morose. Il est essentiel de présélectionner des candidats et de s’entretenir avec eux avant de les matcher. Le processus implique un développement en deux temps : 

• repérage préalable de parrains potentiels. Idéalement donc, un ainé, à l’aise dans l’entreprise, situé au même stade professionnel, et évoluant dans un autre service. 
• entretien de motivation, où l’on valorise l’expérience de « buddy » pour l’employé : c’est une vraie responsabilité.

DON’T

Un parrain absent

Attention à ne pas attribuer un « buddy » en congé ou sur le point de l’être au moment de l’arrivée du nouveau venu. Un parrain en vacances peut créer un sentiment d’abandon. De la même façon, un tuteur sur le départ sera probablement moins engagé avec son protégé, qui en pâtira dès les premières semaines. Par la suite, il aura probablement plus de difficultés à faire confiance à son remplaçant.

Le super « buddy »

Le guide sélectionné « n’est pas un substitut du supérieur hiérarchique ou du mentor », précisent Cooper J. & Wight dans l’article susmentionné. Il doit être opérationnel pour répondre à des questions assez simples et pragmatiques. Il n’est pas et ne doit pas être impliqué dans le parcours individuel de son « pair » ou dans sa performance au travail. De fait, il ne peut pas non plus être tenu responsable de ses accomplissements et surtout de ses fautes professionnelles. Loin de cette charge, le « buddy » est simplement un bon camarade, un guide. Et si son appellation française de « pote » peut prêter à confusion, et amener à le sélectionner avec une certaine nonchalance, force est de constater que son rôle, ses caractéristiques et ses actions, doivent être pensés bien en amont pour que la pair fonctionne.

Photos : WTTJ