Shaker : Inventez vos propres rituels de formation interne !

La récente réforme de la formation souligne l’importance de l’apprentissage continu sur un marché du travail en pleine mutation. Chaque année, en France, les entreprises et les pouvoirs publics investissent près de 30 milliards d’euros dans la formation. Pourtant, l’offre est très inégale, particulièrement pour les petites entreprises, faute de temps et de budget.

Peu importe la teille de l’entreprise, il est possible d’offrir une expérience de formation impactante fondée sur le vivier de compétences internes. Pour nous éclairer, deux intervenantes ont livrés leurs conseils lors de notre événement Shaker du 24 octobre 2018 :

• Elisa Rummelhard, Brand Love Manager chez My Little Paris - groupe media et e-commerce d’une communauté de plus de 4 millions de personnes - 
• Alice Lorenz, Chief of Happiness Support chez GuestToGuest, le 1er réseau mondial d’échange de maisons et d’appartements.

Grâce à la mise en place de rituels internes d’apprentissage, ces deux entreprises ont dépoussiéré la notion de formation afin de bâtir une organisation apprenante et performante. 

La vidéo de notre événement Shaker, by Welcome to the Jungle

Voici les 11 points clés à retenir pour revisiter votre propre formation interne.

1/ Aborder la formation comme un sujet prioritaire, le plus en amont possible

Chez My Little Paris, la formation est dans l’ADN de la boîte : les deux fondatrices ont dû tout apprendre sur le digital et les médias. Cette culture de l’auto-apprentissage s’est perpétuée et s’est structurée autour de rituels de formation internes pour alimenter la créativité des équipes.

Au sein de GuestToGuest, la formation est au coeur du modèle organisationnel car l’entreprise est libérée ce qui implique un « empowerment » des collaborateurs à la prise de décision. Pour cela, un expert en data a été recruté très tôt pour « onboarder » toutes les équipes à la pensée analytique. 

2/ Les rituels de formation doivent être alignés aux enjeux de l’entreprise

Chaque entreprise doit identifier les sujets en phase avec ses enjeux business, sa stratégie et sa culture. Elisa Rummelhard explique que pour My Little Paris, l’enjeu est de nourrir en continu la créativité des équipes : « c’est un muscle qui s’entretient sinon cela passe à la trappe dans le feu de l’opérationnel ! ».

Pour cela, 4 rendez-vous réguliers internes existent :

• Call spotter : des dénicheurs de tendances au 4 coins du monde partagent leurs trouvailles et leur vision du marché.
• Creative morning : un petit-déjeuner avec une personne inspirante (écrivain, acteur, entrepreneur…).
• MegaLab : dans un théâtre et sous la forme d’un TEDx, 7 à 8 salariés sont invités à monter sur scène pour présenter un sujet qui les passionne.
• Open debrief : une revue de presse de 25 minutes réalisée par les équipes du Planning Stratégique.

Chez GuestToGuest, l’autonomie des collaborateurs est le pilier du management libéré. Pour garantir son bon fonctionnement, un parcours de formation dédié à la prise de décision (analyse, budgétisation, business plan…), appelé l’Analysis Academy, a été initié par l’expert data et son équipe. Alice Lorenz souligne que la mutualisation des expertises est une bonne pratique pour assurer la montée en compétences des plus juniors.

3/ L’apprentissage : un levier d’engagement et de reconnaissance incontournable

My Little Paris a positionné la formation au coeur de l’expérience collaborateur. « Toutes les attentions portées à notre communauté, on essaie d’en faire bénéficier nos équipes ». On reconnaît ici le principe de « symétrie des attentions » comme vecteur de motivation.

« Toutes les attentions portées à notre communauté, on essaie d’en faire bénéficier nos équipes. » - Alice Lorenz, Chief of Happinness Officer chez GuestToGuest

La formation est également un outil de mobilité interne pour des structures horizontales telles que GuestToGuest. D’après Alice Lorenz, cela crée des ponts entre les métiers, donne de la perspective et favorise ainsi la rétention des talents. Un budget annuel de 500€ par salarié est aussi alloué pour des formations plus « métiers ».

4/ Fédérer autour d’un projet collaboratif au service de l’employabilité

Chez GuestToGuest, chaque personne est encouragée à partager son expertise et peut proposer une formation « à condition de savoir la formaliser » insiste Alice Lorenz . Cette mise en commun constitue une base de compétences qui alimente l’employabilité générale.

Elisa Rummelhard ajoute que « les rendez-vous internes construisent un socle commun et font vivre la culture d’entreprise de My Little Paris. ». Ce référentiel est alimenté à 3 niveaux :

• Par des rituels ouverts à tous autour de la créativité.
• Par des formations individuelles liées au métier pour accompagner les collaborateurs dans leur développement personnel.
• Par des événements d’équipe pour fédérer et innover.

« Les rendez-vous internes construisent un socle commun et font vivre la culture d’entreprise de My Little Paris. » - Elsa Rummelhard, Brand Love Manager chez My Little Paris

5/ La formation n’est pas un coût mais un investissement

Alice Lorenz considère le partage de compétences comme un des facteurs clés de performance. « Comme je sais qui fait quoi au sein de l’organisation, j’identifie plus facilement les ressources dont j’ai besoin pour la réalisation d’un projet. De plus, une personne qui est valorisée et reconnue pour son expertise a envie de s’engager et de contribuer ».

« Une personne qui est valorisée et reconnue pour son expertise a envie de s’engager et de contribuer. » - Alice Lorenz, Chief Happinness Officer GuestToGuest

Côté My Little Paris, Elisa Rummelhard insiste sur les deux effets de la mise en avant des équipes : « En mutualisant les savoir-faire, c’est toute l’organisation qui en bénéficie. Et d’un point de vue managérial, plus on valorise, plus les salariés s’investissent. ».

6/ La clé du succès : une bonne organisation et une logistique au carré

Chez My Little Paris, il existe une task force dédiée à l’organisation de ces événements : chaque rituel est géré par une personne en charge « de la collecte des idées, à la réalisation du contenu. ». « L’enjeu est de garantir la diversité des contenus et la qualité du delivery. ». Pour la logistique, l’Office Manager peut être en renfort. Pour le lieu : « Pas de règle : cela peut être au sein des bureaux ou en dehors en fonction du rituel. Sur des sujets sensibles comme le management ou l’innovation, il est bien de sortir du cadre pour libérer la parole et changer de perspective. ».

Selon Alice Lorenz, « Pas besoin de gros moyens, créez simplement une ambiance particulière : goûter, petit-dej’… Mais parfois, je pense qu’il est indispensable de sortir du cadre. Chez GuestToGuest, on a la chance de pouvoir aller directement dans les maisons et appartements de notre communauté, nous sommes partis à Rome en équipe par exemple ! »

« Sur des sujets sensibles comme le management ou l’innovation, il est bien de sortir du cadre pour libérer la parole et changer de perspective. » - Elsa Rummelhard, Brand Love Manager chez My Little Paris

7/ Garantir une offre de formation flexible et adaptable

Obligatoire à tout prix ? « Cela dépend. » affirme Elisa Rummelhard. Certains rituels sont obligatoires car ils sont des vecteurs de communication incontournables. « Le MegaLab a lieu tous les mois, c’est un moment de rassemblement où DG et PDG communiquent sur la stratégie. ».

Chez GuestToGuest, les formations sont toutes optionnelles : « Que ce soient pour les formateurs ou les participants, tout est sur la base du volontariat. ».

8/ Trouver le bon rythme : être à l’écoute et s’adapter

Chez My Little Paris, le Megalab et le Creative Morning sont des rendez-vous mensuels, quant à l’Open debrief, c’est hebdomadaire. D’autres événements proposés à la communauté et aux clients sont également ouverts aux équipes.

Chez GuestToGuest, l’Analysis Academy est trimestriel. La fréquence des autres événements évolue en fonction des retours des salariés, et plus particulièrement « le taux de participation qui est un très bon indicateur » selon Alice Lorenz.

9/ « Marketer » son offre pour valoriser la prestation de formation

Pour motiver les équipes à participer, Elisa Rummelhard insiste sur l’importance d’être clair sur le contenu, de communiquer sur les intervenants et de prouver que c’est un réel « investissement même si c’est un intervenant interne… c’est un vrai enjeu de communication car la formation interne n’a pas la même valeur aux yeux des salariés ».

Chez GuestToGuest, pour booster la participation, Alice Lorenz propose différentes pratiques de communication à réaliser en amont : bien détailler l’agenda de la formation, utiliser des vecteurs de com’ internes (newsletter ou Slack), créer un storytelling grâce à des témoignages et être précis sur la durée. « Ce doit être perçu comme un cadeau, un effort que l’on fait pour ses équipes. ».

10/ Évaluer pour évoluer en continu

Les prestations de formation sont parfois évaluées chez GuestToGuest via un questionnaire en ligne. Encore une fois, rien n’est contraint : « dans une organisation transparente, le feedback constructif est assez naturel et cela permet d’améliorer l’offre de formation. »

Chez My Little Paris, pour remercier les intervenants des Creative Morning, Elisa Rummelhard a revisité l’évaluation classique. Les retours des participants sont compilés autour de deux grandes questions : ce qu’ils retiennent de la prestation et un mot personnalisé. « Très simple à réaliser sur Typeform… et surtout une grande valeur ajoutée pour les intervenants. »

11/ Créer des rituels qui vous ressemblent

Pour que les initiatives de formation internes fonctionnent, Elisa Rummelhard ne croit pas « au copier-coller car chaque entreprise doit inventer ses propres rituels ». C’est pourquoi, suite au succès du Summer Camp 2018, My Little Paris a lancé The Spark, un parcours de formation sur un trimestre qui accompagne les entreprises dans la création de formations internes, de rituels et de méthodes de travail autour de la créativité et de l’innovation.

Alice Lorenz corrobore : le format et les thématiques des rendez-vous internes doivent absolument refléter les codes et les valeurs de l’entreprise. « Chez GuestToGuest, on laisse les formateurs libres sur leur manière d’aborder un sujet tant sur le fond que la forme. »