Bureau : 4 bonnes pratiques à piquer aux coworkings

Il y a bientôt vingt ans, des espaces d’un nouveau genre ont su proposer des ambiances de travail vivantes, chaleureuses et enthousiasmantes : les coworkings. Ces derniers n’en finissent pas d’inspirer les entreprises dites « traditionnelles » et de tracer la voie du bureau de demain. Mais en quoi les coworkings ont-ils tout bon ? Quels ingrédients garder de leurs recettes secrètes ? Notre experte du Lab Camille Rabineau vous révèle les atouts de ces espaces partagés qui font rimer travail avec bon vivre.

Faire revenir les salariés au bureau sans qu’ils traînent des pieds : une gageure pour les employeurs. Si certains salariés admettent reprendre sans peine leurs bonnes vieilles habitudes présentéistes, pour d’autres, cette routine s’est muée en contrainte d’un autre temps. Alors, comment réenchanter l’expérience du lieu de travail collectif ? En s’inspirant des coworkings.

Cultiver l’effet « wahou » à la façon des coworkings

Si vous avez déjà mis les pieds dans un coworking, vous avez probablement commencé par rester sans voix. Un mobilier insolite, comme celui résolument rétro du 10h10 à Paris, un élément de « décoration mascotte » (les murs de guitares, les figurines géantes de Star Wars ou les cabines de télésiège détournées font partie des best sellers), une rénovation réussie… Et dans un registre moins coûteux : une accumulation de détails bricolés dont on aurait aimé avoir l’idée soi-même, comme un mur de photos façon trombinoscope à l’entrée, un bloc de casiers en libre accès pour le moment où on filera acheter son sandwich, une fresque géante retraçant l’histoire du lieu…

À La Station, coworking et FabLab de la ville de Saint-Omer dans le Pas-de-Calais, c’est la prouesse d’une réhabilitation hors du commun et ses volumes immenses qui marquent d’abord les esprits. L’ancienne gare ferroviaire a été totalement rénovée pour laisser place aux nouveaux usages. Agathe Doisy, facilitatrice du lieu, témoigne : « On a “l’effet La Station”, on ne s’en rend plus compte, on a une chance de dingue ».

Nathanaël Mathieu, président de Neo-Nomade, une plateforme de réservation de coworkings qui recense plus de 1300 espaces en France confirme, à propos cette fois-ci des géants du coworking : « Il est clair que la première fois que j’ai visité le WeWork Lafayette, avec un grand hall d’accueil intégrant un énorme café, un rooftop et un espace premium dédié au collectif dans les étages supérieurs, j’ai été scotché ». En somme, des caractéristiques marquantes qui traduisent l’idée que vous n’êtes pas là pour une banale journée de travail, mais bien pour vivre un moment à la hauteur de l’investissement que vous mettez dans votre vie professionnelle. Une scénographie que l’on retrouve dans certains projets d’aménagement de bureaux, notamment ceux des labs d’innovation et autres tiers-lieux internes aux entreprises, qui peut passer par des actions simples de customisation de l’espace de travail.

Valoriser les espaces communs

Au cœur de cet « effet wahou », les espaces communs ou sociaux reviennent inlassablement. Si la pandémie a porté au premier plan la vocation sociale du bureau, les coworkings l’avaient compris avant tout le monde. D’autant plus que leur public d’origine est composé d’indépendants et de toutes petites structures, des populations enclines à rompre la solitude de l’entrepreneur. Agathe Doisy explique : « Souvent ce sont des gens qui ont besoin de sortir de chez eux pour rencontrer du monde, et ce n’est pas seulement professionnel, c’est important pour ceux qui vivent seuls et travaillent à distance. » La localisation de ces espaces sociaux est alors stratégique au sein du coworking : « La cuisine de La Station a été imaginée pour que des coworkers et des makers puissent travailler ensemble, et a été localisée à un emplacement permettant aux deux publics d’y converger ».

Les coworkings n’hésitent pas à rogner sur les espaces individuels pour mettre le paquet sur les espaces communs et embrasser cette vocation sociale : « Ils ont fait le constat qu’il y a globalement trop d’espaces au bureau pour les postes de travail individuels, que c’est du gaspillage quand on peut utiliser cette “manne” pour créer des espaces communs, d’autres espaces de travail et de vie, permettant ainsi de multiplier les usages », explique Nathanaël Mathieu. Sans compter qu’on ne retrouve pas ou peu la problématique statutaire dans ces espaces. « C’est naturel et facile pour les opérateurs d’utiliser les parties nobles des bâtiments pour les espaces sociaux. Depuis, je constate que de nombreuses entreprises leur emboîtent le pas et font de même avec leurs espaces premium. »

Signe de l’importance accordée à ces espaces de convivialité, une anecdote m’a marquée alors que j’interviewais pour une mission les salariés d’une entreprise ayant rendu ses bureaux pour rejoindre un coworking. Tous me faisaient le même récit ému du moment où les membres d’une entreprise voisine avaient partagé le petit déjeuner prévu pour leur réunion avec la collectivité. Une tranche de vie qui semble triviale, pourtant, bon nombre d’organisations traitent encore leurs espaces « de pause » comme la dernière roue du carrosse, les confinant aux recoins sombres, encombrés et délaissés des bâtiments.

« Souvent, les coworkers sont des gens qui ont besoin de sortir de chez eux pour rencontrer du monde, et ce n’est pas seulement professionnel, c’est important pour ceux qui vivent seuls et travaillent à distance. »

Faire attention aux autres

Au-delà du savoir-faire des coworkings pour créer des lieux uniques facilitateurs de liens, c’est dans l’attention portée aux utilisateurs que réside leur principale valeur. Comme le dit Agathe Doisy à propos de l’espace de Saint-Omer : « On vient une première fois à La Station pour essayer, on reste pour la communauté ». Et si cette communauté est vivace, c’est que des montagnes d’énergie sont déployées pour faire en sorte que chacun se sente accueilli, à sa place. Le personnel des coworkings fait ainsi en sorte de s’adapter aux besoins de chaque travailleur. « Je prends le temps quand il y a de nouvelles personnes. Je fais une visite, je leur fais essayer les espaces. Je n’ai pas non plus envie de leur sauter dessus : il y en a pour qui c’est très facile et d’autres qui vont rester de leur côté et s’intégrer au fur et à mesure », explique Agathe Doisy.

Aider avec l’imprimante, renseigner sur l’endroit où l’on pourra trouver une fourniture, proposer de participer à des activités ou mettre en relation avec la bonne personne… Ces coups de pouce basiques, relevant du vivre ensemble, peuvent disparaître en entreprise à l’heure où le télétravail rend les locaux de plus en plus déserts quand ils sont systématiques en coworking, qui ont fait de l’attention à l’autre un nouveau métier. « Mon job, c’est de connaître le prénom de tous les coworkers. Je dis toujours que je suis payée pour discuter avec les gens », plaisante Agathe Doisy. Qu’on l’appelle facilitateur d’espace ou community manager, cette personne joue un rôle clé dans la réussite des coworkings. Nathanaël Mathieu détaille : « Le community manager jongle entre deux casquettes. Il gère les sujets logistiques, le bon usage de l’espace par les utilisateurs, en parallèle de l’animation de la communauté. Par exemple, Sodexo France a intégré depuis quatre ans dans son siège parisien un “Hub officer” au sein de son espace de coworking interne, le Social Hub ».

Animer la communauté (à volonté)

Enfin, la patte des coworkings réside dans l’animation de cette communauté de colocataires d’espace de travail aux activités très différentes. À travers une programmation riche en évènements plus ou moins professionnels et plus ou moins ludiques, les coworkings multiplient les occasions pour que ces travailleurs parfois sans rien en commun deviennent de vrais collègues. « Les évènements, c’est pour faire venir de nouvelles personnes et fédérer les actuelles », complète Agathe Doisy. « On met en place des afterworks, des déjeuners thématiques, des animations autour du bien-être, des choses gratuites et payantes. Mais tout le monde ne vient pas ! Et tout ne marche pas non plus : on a essayé les paniers de fruits et légumes et ça a fait un flop, par exemple. On teste. » Il ne faut toutefois pas mettre tous les coworkings dans le même panier. L’arrivée de gros acteurs de l’immobilier sur le marché du coworking a propulsé une autre approche, celle du bureau opéré : un système dans lequel l’entreprise locataire accède à des bureaux clé en main, sans avoir à gérer en direct électricité, wifi, femme de ménage et café de qualité. Ici, les bureaux sont privatifs, relookés aux couleurs de leurs occupants, et les synergies entre coworkers amoindries.

Mais la dynamique communautaire des origines, née des travailleurs indépendants pour qui fréquenter un coworking était un moyen de se constituer un réseau professionnel, continue de subsister dans les petits espaces indépendants : « En France, plus de 70 % des espaces sont portés par de petits acteurs indépendants. Ce sont des espaces qui ont mis l’animation de communauté au cœur de leur ADN, comme Casaco en Île-de-France ou le réseau La Cordée. La taille maîtrisée de leur communauté permet aux coworkers de se côtoyer, d’identifier plus facilement leurs compétences respectives. On cherche à créer de vraies interactions sociales, à faciliter les collaborations professionnelles, au-delà du simple bon voisinage », explique Nathanaël Mathieu. Alors qu’avec le développement du télétravail, un collaborateur peut mettre plusieurs mois avant de remarquer qu’un nouveau collègue a fait son entrée dans l’entreprise, ce savoir-faire social pourrait bien devenir un atout concurrentiel de taille dans la guerre des talents.

Bien plus que des espaces esthétiques dans lesquels on a plaisir à travailler, les coworkings sont des sources utiles d’inspiration pour qui cherche à refaire de l’entreprise un creuset de lien social et d’échanges fructueux entre les individus qui la composent.

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Article édité par Ariane Picoche, photos : Thomas Decamps pour WTTJ