Comment garder une cohésion d'équipe quand on a plusieurs bureaux ?

Que vous ayez différents bureaux en France ou à l’international, vous le savez : il n’est pas toujours facile d’amener ses employés à collaborer quand ils ne partagent pas le même bureau ni, parfois, la même culture. Pourtant, cette diversité géographique et culturelle peut être un véritable levier de performance, de créativité, d’innovation… À condition, bien sûr, qu’il existe une forte cohésion d’équipe ! Ainsi, pour vous aider à fédérer vos employés aux quatre coins du monde, on vous livre quelques précieux Dos & Dont’s.

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Bâtir une culture d’entreprise forte et un sentiment d’appartenance

L’expansion géographique, qu’elle soit nationale ou internationale, entraîne bien souvent une plus grande diversité des profils au sein d’une entreprise. Ainsi, pour maintenir une certaine unité, il est important de bâtir une culture d’entreprise commune à tous. Celle-ci doit avoir pour objectif de célébrer la pluralité, encourager la collaboration (ex : multi-culturelle, inter-bureaux) mais aussi et surtout, susciter un sentiment d’appartenance ou « sense of belonging » en anglais. Ce terme, aux résonances romantiques, fait référence à cet attachement affectif, qui pousse un employé à s’identifier et à adhérer aux codes, aux valeurs et à l’éthique d’une entreprise (Les Echos). Un sentiment (quasi-amoureux), à la source d’une osmose pérenne entre l’entreprise et l’employé.

Voici sur quels éléments vous pouvez agir pour créer une culture fédératrice et faire que tous vos employés, aient le coup de foudre pour votre entreprise :

• Valeurs : prôner l’ouverture d’esprit, l’entraide, la diplomatie, la diversité
• Mythes : mettre en avant, sur votre site ou dans des communications internes, des histoires autour de la diversité ou des exemples de projets collaboratifs réussis
• Codes de langage : définir une langue commune à tous (ex : anglais) ainsi que le ton privilégié entre collaborateurs (ex : décontracté, tutoiement..)
• Rites : organiser des événements réguliers (ex : inviter chaque semaine un collaborateur différent à prendre la parole sur le blog ou la radio interne )
• Éthique : rassembler les employés autour d’une cause commune (ex : la lutte contre le réchauffement climatique ou pour l’égalité des sexes )

Bon à savoir : Même s’il est important, au sein d’une entreprise multinationale, d’établir une langue commune à tous, cela ne veut pas dire qu’il faille bannir toutes les autres. Au contraire, il est essentiel de valoriser et encourager l’utilisation des langues locales, notamment pour permettre aux expatriés de mieux s’intégrer dans leur pays d’accueil. Pour cela, pourquoi ne pas leur proposer des formations linguistiques ?

Instaurer un management basé sur la confiance et la coopération

L’éloignement des équipes représente un réel défi pour le manager. Celui-ci doit renoncer à un management traditionnel (de proximité et directif), pour adopter une approche davantage fondée sur la flexibilité, la confiance et l’autonomie. Ce type de management collaboratif, donne plus d’indépendance aux membres de l’équipe, mais requiert aussi une plus forte implication et solidarité de leur part. Dans ce contexte, le manager a surtout un rôle d’animateur, avec pour mission de motiver individuellement les membres, entretenir leur fort engagement et maintenir un bon esprit d’équipe. Voici quelques conseils pour booster et unifier à distance une équipe disséminée géographiquement :

• Fixer un cadre et des objectifs clairs (ex : préciser les membres de l’équipe, les supports et outils à utiliser, les objectifs à court, moyen et long terme )
• Donner du sens aux missions à travers le storytelling (ex : donner le contexte du projet, sa raison d’être et pourquoi il est intéressant pour l’équipe)
• Reconnaître la place et le travail de chacun dans l’équipe (ex : féliciter un employé pour une tâche bien accomplie ou le solliciter pour son expertise)
• Promouvoir une communication ouverte et transparente (ex : encourager son équipe à communiquer profusément, caler des team meetings réguliers )
• Partager et célébrer les réussites avec toute l’équipe (ex : Envoyer un mail de félicitation à toute l’équipe ou organiser un pot d’équipe, virtuel ou pas ! )

Bon à savoir : Pour ressouder son équipe, il est importantd’organiser, plusieurs fois par an, des rencontres physiques. Le team-building est un bon moyen de renforcer la coopération, désamorcer les tensions éventuelles et entretenir un fort sentiment d’appartenance.

Facilier l’onboarding et l’intégration des nouveaux

L’onboarding est crucial au maintien de la cohésion d’équipe. Une recrue mal accompagnée peut avoir du mal à trouver sa place, à communiquer, à nouer des liens… Et ce, d’autant plus dans une entreprise éclatée, où les équipes sont dispersées. Voilà pourquoi le manager RH doit veiller à ce que tout nouvel arrivant, où qu’il se trouve dans le monde, soit encadré dès son arrivée, se sente valorisé et trouve rapidement sa place dans l’équipe. Quelques astuces pour onboarder un nouveau collaborateur à distance et faciliter son intégration :

• Avant son arrivée, lui demander de préparer une courte vidéo de présentation
• Lui envoyer un « Welcome Pack », avec tout ce qu’il faut savoir sur l’entreprise
• À son arrivée, prévoir un appel vidéo pour répondre à ses questions RH
• Lui assigner un « social mentor », dont le but sera de l’aider à s’intégrer
• Envoyer un email de bienvenue à tous, avec la vidéo de présentation
• Prévoir une vidéoconférence avec ses coéquipiers. Cela lui permettra d’interagir avec eux et de mettre des visages sur des noms !

Bon à savoir : La vidéo est un support indispensable dans un onboarding à distance, il aide le nouvel arrivant à se construire des repères et nouer des liens. Cela permet aussi au reste de l’équipe de « l’apprivoiser » plus rapidement !

DON’T :

Ne pas tenir compte des différences culturelles

La première erreur est de penser qu’une synergie d’équipe est facile à obtenir dans un environnement multiculturel. En réalité, selon Erin Meyer, professeure à l’Insead, une collaboration interculturelle efficace peut prendre plus de temps à établir qu’une collaboration monoculturelle, et demande une attention plus soutenue. Ainsi, en tant que manager, il est indispensable d’avoir de solides bases en management interculturel. Cela implique notamment, de bien connaître le bagage culturel de chacun et identifier la manière dont il pourra servir au mieux les objectifs de l’entreprise.

Selon Meyer, il ne faut pas hésiter à adapter la composition d’une équipe aux objectifs spécifiques d’un projet : « Si vous visez l’innovation ou la créativité, plus la diversité culturelle sera grande, mieux cela vaudra, à condition que le processus soit géré avec soin. Mais si vous visez simplement la vitesse et l’efficacité, alors une approche monoculturelle vaut probablement mieux… »

Bonne idée : Pour célébrer les différences culturelles, vous pouvez, par exemple, inviter vos collaborateurs à partager par email ou Slack des traditions ou recettes de cuisine locales.

Ne pas sous-estimer le rôle des outils technologiques

On ne va pas se mentir ; le travail en équipe est plus compliqué quand il doit se faire à distance. Manque de communication, horaires décalés, sentiment d’isolement… sont autant d’éléments qui peuvent nuire à la bonne cohésion de l’équipe et donc à la réussite des projets. Voilà pourquoi, dans un tel contexte, il ne faut pas hésiter à investir dans des solutions technologiques. Celles-ci peuvent aider à organiser le travail à distance, assurer le bon partage de l’information et permettre une plus grande proximité entre les collaborateurs. Parmi les outils tech qui facilitent le travail à distance et la cohésion d’équipe, on trouve …

• Slack, une messagerie instantanée, qui permet de chatter, partager des documents et créer des conversations selon des projets ou départements.
• Trello, un outil collaboratif qui organise les projets en listes de tâches partagées, pouvant être attribuées à une ou plusieurs personnes.
• Appear.in , un outil de visioconférence pour organiser des conférences audio ou vidéo à partir d’un simple navigateur. Il permet aussi le partage d’écrans.
• Outlook donne la possibilité aux membres d’une équipe de partager leurs agendas et fixer des réunions en fonction de la disponibilité de chacun.

À ne pas oublier : Veillez à toujours sécuriser les échanges de données entre collaborateurs, via par exemple des réseaux privés virtuels, tel que VPN remote.

Ne pas jouerle jeu de la transparence

Afin d’éviter que la question de la rémunération ne vienne polluer la cohésion d’équipe, un seul mot d’ordre : la transparence ! Cela est d’autant plus important dans une entreprise internationale où des facteurs locaux, comme le coût de la vie, peuvent expliquer des différences notables de rémunération. Ainsi pour éviter des sentiments d’incompréhension, d’injustice et de jalousie, qui pourraient nuire gravement aux performances de l’équipe,les mieux est d’expliquer, sinon de divulguer, sa stratégie salariale.

Un exemple en la matière est la start-up britannique Buffer, une app qui permet de gérer sa présence sur les réseaux sociaux. Celle-ci prône une transparence totale et a décidé de rendre public les salaires de ses employés, répartis dans plus de 50 pays. De plus, elle explique ouvertement sur son « open blog » comment elle calcule le salaire de chacun. Ainsi, on apprend que l’entreprise fixe des salaires de base pour tous les types de postes, auxquels elle applique des variables, comme le coût de la vie et le niveau d’expérience. Une initiative qui, à en croire Buffer, a permis d’assainir les relations entre les collaborateurs et installer un vrai climat de confiance.

Bon à savoir : Pour motiver vos employés et renforcer la solidarité, pourquoi ne pas instaurer un système de commissions, avec une part collective basée sur les performance de l’équipe ? Dans ce cas aussi, soyez transparent, en partageant une liste d’objectifs clairs, mesurables et quantifiables à atteindre pour l’octroi de la prime.

Pour finir, on vous laisse avec une citation de A.C. Clarke de 2001, l’Odyssée de l’espace :

« La distance rend toute chose infiniment plus précieuse. »

À méditer…

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Photo by WTTJ