Flex office : 6 faux pas à éviter pour réussir sa mise en place

Déjà en développement avant la pandémie, initié par les grands cabinets de conseil dont les salarié·e·s ne se rendent que peu au bureau, le flex office répond à une problématique simple : un bureau n’est utilisé que la moitié du temps. Réunions, déplacements, RTT, congés et autres arrêts maladie : les raisons qui éloignent le/la salarié·e de son poste de travail sont nombreuses. Inutile de préciser que le boom du télétravail depuis 2020 les ont démultipliées. Une utilisation sous-optimale des mètres carrés en résulte, alors que cette ressource se fait rare et chère dans les localisations les plus prisées. C’est là que le flex office entre en piste. Dans ce modèle, les salarié·e·s n’ont plus de bureau attitré, mais partagent une variété d’espaces avec leurs collègues, de la table de travail dans l’open space à la zone café. Pour autant, avant de se lancer tête baissée dans ce projet alléchant, mieux vaut éviter ces quelques écueils.

Faux pas n°1 - Le flex office de l’extrême

Tailler à la serpe dans les mètres carrés, c’est la tentation immédiate quand on pense télétravail et flex office. Le calcul est simple : si un·e salarié·e ne vient plus que deux jours par semaine au bureau, alors on peut réduire de 60% le nombre de places par rapport à l’effectif de travail. Seulement voilà, ce qui rend le flex office vivable, c’est le fait de reverser les mètres carrés économisés sur le poste individuel au pot commun de nouveaux espaces, cette fois partagés. Salles de réunion de toutes sortes, bulles pour passer des appels, espace silence à la manière d’une bibliothèque : cette offre enrichie d’espaces permet de positionner le flex office dans une dynamique gagnant-gagnant plutôt qu’en bras armé d’une chasse aux coûts intraitable. D’autant plus qu’avec le développement du distanciel, les appels téléphoniques et les réunions en visioconférence génèrent de nouveaux besoins qui appellent à prendre au sérieux cette demande d’espaces dédiés, accessibles sur réservation ou spontanément. Car la quête de tels espaces peut se révéler très stressante. « Souvent, on reçoit un coup de fil, on dit “attendez, je vais dans une bulle”, il n’y a plus de place, on atterrit dans un couloir », explique Thomas, salarié d’un grand cabinet de conseil en flex office.

D’ailleurs, avant le Covid, un projet de passage en flex office sur deux n’économisait pas de mètres carrés, selon une étude de l’acteur immobilier JLL parue en 2018. C’est une approche qualitative du bureau que le flex office invite à suivre, en privilégiant des mètres carrés « utiles » plutôt que des mètres carrés gelés, chasse gardée de tel·le ou tel·le salarié·e. Une approche que les structures qui l’adoptent n’hésitent pas à mettre en avant. « Mon entreprise a essayé d’emporter l’adhésion des employés en disant que les nouveaux locaux seraient très beaux, lumineux, qu’il y aurait beaucoup plus d’espaces récréatifs et de salles de réunions, et globalement c’est vrai », raconte Julie, employée d’une organisation publique passée en flex office en 2021.

Faux pas n°2 - Le flex office sans repères

C’est l’un des lieux communs les plus souvent associés au flex office. Dans cet univers où la place à soi disparaît, plus d’un·e salarié·e s’imagine déjà, arrivant le matin devant un gigantesque labyrinthe, sans aucune idée de là où il/elle peut se rendre pour s’installer confortablement, retrouver son équipe et bien démarrer sa journée. Cette version jusqu’au-boutiste du flex office, plusieurs entreprises s’y sont essayées, avant de revenir dessus. On lui préfère désormais de petites zones bien délimitées, équipe par équipe, l’idée étant de recréer un ensemble de territoires qui permettent aux salarié·es d’instaurer des routines de travail sans perdre son énergie. « On passe beaucoup de temps à se chercher les uns et les autres. Avant il y avait le manteau de la personne, elle était là ou pas, on le savait tout de suite », regrette Julie. Ces territoires d’équipe ont une autre vertu, plus inattendue : ils évitent que les personnes se réorganisent par affinités et par clans, substituant aux silos de l’organigramme ceux du copinage. « Quand nous avons rejoint la tour en flex office, les associés se sont mis ensemble : ils s’étaient trouvé le coin le plus beau, une sorte de tour d’ivoire, alors que tous les juniors étaient regroupés dans l’espace le plus éloigné. Une sorte de réorganisation pyramidale s’était faite », raconte Thomas. Pour lui, le flex office présente aussi l’opportunité d’organiser ces fameuses zones différemment, en fonction des projets par exemple, pour favoriser le transfert de connaissances et de compétences.

Faux pas n°3 - Le flex office d’hôpital

Imaginez un peu : grâce au flex office, le casse-tête des goûts et des couleurs est enfin résolu. Maintenant que plus personne ne peut revendiquer « son bureau », le temps de la peinture des murs en fonction des préférences de Martine ou de Jacques est terminé. L’ère de la standardisation est là, rêve de tout·e responsable de l’environnement de travail. Convaincant en théorie (quoique)… Sauf que passer en flex office ne veut pas dire renoncer à l’ergonomie. Tous les métiers n’ont pas les mêmes besoins en matière d’équipement et leurs spécificités doivent être prises en compte, qu’il s’agisse de doubles ou triples écrans, de tables plus larges ou d’un traitement acoustique renforcé lié à une activité téléphonique intense.
De plus, le flex office pâtit déjà d’une mauvaise image liée à une « anonymisation » du travail à laquelle il participerait. Pour éviter que les salarié·es ne se sentent comme des numéros, un effort substantiel doit être placé sur la décoration. Il peut s’agir de la personnalisation aux couleurs de l’entreprise et pour chaque équipe, de l’affichage de photos ou de concours de carte postales, mais aussi de documents essentiels à l’activité. Du côté de Julie, le caractère impersonnel du flex office était une inquiétude : « On avait des documents d’équipe, mais on n’a plus assez de murs pour les afficher. Une “mission plantes vertes” s’est mise en place pour qu’on ait des plantes en commun. Comme c’est plus joli qu’avant, cela compense les murs neutres. »

Faux pas n°5 - Le flex office dogmatique

C’est le point qui continue de me surprendre le plus. De nombreux·ses dirigeant·es impulsant un passage en flex office sont formel·les : il serait indispensable de changer de place d’un jour à l’autre, de jouer le jeu. Ou alors, c’est qu’on n’a rien compris. De fait, élire domicile quelque part en laissant ses affaires du lundi au vendredi nuirait au fonctionnement du flex office, puisqu’il empêche la mutualisation des places, principe qui est la clé de voûte du dispositif. Mais si la place est libre, pourquoi ne pas s’y rassoir ? En bientôt six ans d’expérience, je n’ai pas vu un seul projet de flex office où la « reterritorialisation » ne se soit pas produite. Et pourquoi pas ? Un principe de réalité doit s’appliquer : les humains sont des êtres sédentaires qui ont besoin de repères et de routines qui rassurent et structurent. Julie confirme : « Dans la réalité, on se rassied tous à la même place et personne n’a rien à redire, on bouge un petit peu selon les disponibilités, et personne ne reproche rien à personne. »

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Faux pas n°6 - Le flex office technophile

Et si le flex office était l’occasion de troquer son vieux bureau monumental et sombre contre un mobilier ludique et coloré ? De remplacer la machine à café planquée à côté du photocopieur par un espace café digne des meilleurs coffee shops des grandes villes ? Détrompez-vous : la question qui revient le plus souvent chez les personnes chargées de ces projets dans les entreprises est celle de l’outil numérique de réservation et de gestion des places… Avec parfois des processus lourds à la clé : indiquer plusieurs semaines à l’avance les jours de sa présence sur site, puis revenir sur l’outil réserver sa place précise. Ou quand flexibilité rime avec… rigidité ! Cette préoccupation peut sembler superflue dès le moment où des zones d’équipe sont installées, ponctuées d’espaces tampons qui peuvent absorber le surplus de présence pour les jours où le bureau fait le plein. Pire, de tels outils risquent d’être boycottés par les salarié·es qui n’ont pas envie, à juste titre, que télétravail et flex office ne leur ôte le droit de venir sur leur lieu de travail quand ils en ressentent le besoin.

Faux pas n°7 - Le flex office sans pédagogie

Passer en flex office représente un bouleversement pour la majorité des salarié·es qui le vivent. Une injonction à changer des habitudes solidement ancrées. Dès lors, la communication autour du projet, le sens et la direction que l’entreprise va lui donner est essentiel, de même qu’une information claire et précise sur la façon dont les choses vont se passer. Un défi réussi dans l’organisation de Julie : « Il y a eu beaucoup d’accompagnement au changement, des sessions d’informations qui ont permis de répondre aux questions pratiques comme “ou vais-je m’asseoir ?” » Un autre incontournable sera le fait d’élaborer des règles collectives car le flex office donne lieu à un partage d’espaces et d’équipements entre des collègues qui ne se côtoyaient pas forcément avant. En gardant à l’esprit que ces règles constituent davantage le point de départ d’une discussion que des maximes gravées dans le marbre.

Article édité par Ariane Picoche, photo par Thomas Decamps